Peranan Guru dalam Administrasi Sekolah Menengah

A.    Administrasi Personel
Administrasi personel dalam hal ini personel pendidikan adalah golongan petugas yang membimbing kegiatan edukatif dan yang membidangi kegiatan non-edukatif (ketatausahaan). Personel bidang edukatif adalah mereka yang bertanggungjawab terhadap kegiatan belajar mengajar, yaitu guru dan konseling (BK), sedangkan personel bidang non-edukatif adalah petugas tata usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah.
Pembahasan administrasi personel ini dibatasi dan difokuskan kepada pembahasan guru sekolah menengah sebagai pegawai negeri. Pegawai negeri adalah mereka yang setelah memnuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam perundang-undangan yang berlak, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas Negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan suatu perundang-undangan yang berlaku.
Dalam peraturan pemerintah No. 29 tahun 1990 pasal 13 disebutkan bahwa pengadaan dan pengembangan tenaga kependidikan pada sekolah menengah yang diselenggarakan oleh pemerintah menjadi tanggung jawab menteri P dan Katau menteri lain (menteri agama atau menteri lain yang departemennya mempunyai sekolah kedinasan).

a.    Pengadaan guru sekolah menengah sebagai pegawai negeri
Pasal 16 ayat 1 UU No. 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian menyatakan bahwa pengadaan pegawai negeri sipil adalah untuk mengisi formasi. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai negeri sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi Negara untuk melaksanakan tugas pokok untuk jangka waktu tertentu yang ditetapkan oleh menteri yang bertanggung jawab dalam bidang penertiban dan penyempurnaan aparat Negara. 
b.    Pengisian jatah dan formasi baru
Untuk perubahan dan pengangkatan guru sekolah menengah, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu: persyaratan, lamaran, ujian/seleksi dan pengangkatan.
    Persyaratan
Persyaratan yang harus dipenuhi adalah orang yang mampu menjadi pegawai negeri sipil telah diatur oleh peraturan pemerintah No. 6 tahun 1976. Kesemua syarat tersebut wajib dipenuhi oleh setiap pelamar.
    Lamaran
Setiap lamaran menganjurkan lamaran secara tertulis dengan tangan sendiri oleh pelamar. Surat lamaran harus dilengkapi dengan lampiran seperti daftar riwayat hidup dan fotocopy ijazah atau STTB.
    Ujian/seleksi
Ujian dilaksanakan oleh panitia penerimaan guru sekolah menengah. Bahan-bahan ujian terdiri dari  pengetahuan umum dan teknis.
    Pengangkatan
Para pelamar yang telah memenuhi syarat diangkat sebagai calon pegawai negeri sipil dalam lingkungan  departemen pendidikan dan kebudayaan.
c.    Pembinaan pegawai negeri sipil
Dalam pembinaan guru sekolah menengah sebagai pegawai negeri sipil yang penting harus diperhatika adalah hak dan kewajibannya. Hak dan kewajiban tersebut juga telah diatur dalam UU No. 8 tahun 1974. Pembinaan pegawai negeri sipil didasarkan atas system karier dan system prestasi kerja. System karier adalah pengangkatan pegawai didasarkan atas kecakupan yang bersangkutan sedang pengembangannya didasarkan kepada masa kerja, pengalaman, kesetiaan, pengabdian, dan syarat objektif yang lain. System prestasi kerja adalah system dimana pengangkatan seseorang dalam suatu jabatan didasarkan atas kecakapan dan prestasi  yang telah dicapai oleh orang yang diangkat.
d.    Kesejahteraan pegawai
Untuk menjamin kesejahteraan para pegawai negeri sipil, pemerintah telah mengusahakan bebrapa hal diantaranya pemberian taspen, askes dan kooperasi.
e.    Pemindahan
Pemindahan atau mutasi bagi pegawai negeri sipil biasanya disebabkan oleh dua hal yaituatas permintaannya sendiri dan atas kepentingan dinas.
f.    Pemberhentian
Pemberhentian pegawai negeri sipil diatur dalam peraturan pemerintah No. 32 tahun 1979. Pemberhentian tersebut dapat terjadi karena: (1) permintaan sendiri, (2) mencapai batas usia pensiun, (3) adanya penyederhanaan organisasi, (4) melakukan pelanggaran atau tindak pidana penyelewengan, (5) tidak cukup jasmani dan rohani, (6) meninggalkan tugas, (7) meninggal dunia atau hilang.
g.    Pensiun
Hak pensiun pegawai negeri sipil diatur dalam UU No. 11 tahun 1969. Pension maksudnya adalah berhentinya seseorang yang telah selesai menjalankan tugasnya sebagai pegawai negeri sipil karena telah mencapai batas usia yang telah ditentukan atau karena menjalankan hak atas pensiunnya.
B.    Administrasi Keuangan Sekolah Menengah
Administrasi sekolah adalah pengaturan dan pendayagunaan segenap sumber daya sekolah secara efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pendidikan agar tujuan pendidikan di sekolah tercapai secara optimal.  Dalam suatu lembaga pendidikan, biaya pendidikan merupakan satu komponen penunjang yang penting, yang sifatnya melengkapi akan tetapi tidak dapat ditinggalkan.  Dalam kondisi yang sangat terpaksa , pendidikan masih akan dapat berlangsung tanpa adanya biaya.  Akan tetapi, setiap usaha peningkatan kualitas pendidikan selalu mempunyai akibat keuangan.
Administrasi keuangan meliputi kegiatan perencanaan data, pelaporan ,dan penanggung jawaban dana yang dialokasikan untuk penyelenggaraan sekolah.  Tujuan administrasi ini adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan, sehingga pengurusannya dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 
Dalam administrasi keuangan ada pemisahan tugas dan fungsi antara otorisator, ordonator, dan bendaharawan.  Otorisator adalah pejabat yang diberi wewenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan penerimaan atau pengeluaran uang.  Ordonator adalah pejabat yang berwenang melakukan pengujian dan memerintahkan pembayaran atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan otorisasi yang ditetapkan.  Bendaharawan adalah pejabat yang berwenang melakukan penerimaan, penyimpangan dan pengeluaran uang atau surat-surat berharga lainnya yang dapat dinilai dengan uang dan diwajibkan perhitungan dan pertanggungjawaban.
Kepala sekolah menengah sebagai pimpinan satuan kerja berfungsi sebagai otorisator untuk memerintahkan pembayaran.  Bendaharawan sekolah menengah ditugasi untuk melakukan fungsi ordonator dalam menguji hak atas pembayaran. 
Kepala sekolah menengah wajib melakukan pengawasan dalam penggunaan dana.  Oleh sebab itu kepala sekolah menengah tidak boleh melaksanakan fungsi bendaharawan.
Keuangan sekolah menengah dapat diperoleh dari dan Anggaran Pemerintah dan Belanja Negara (ABPN), bantuan (kalau ada) dari Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD), serta bantuan masyarakat.  Dana APBN dapat berasal dari Pemerintah tingkat I atau tingkat II.  Dana dari masyarakat diperoleh dari dana yang dikumpulkan  oleh Badan Pembantu Penyelenggaraan Pendidikan (BP3), serta badan masyarakat lainnya.

a.    Anggaran Pemerintah dan Belanja Negara (APBN)
APBN adalah anggaran yang diatur dan diadministrasikan oleh pemerintah pusat.  Pada dasarnya administrasi dana ini adalah tanggung jawab Presiden.  Namun demikian Presiden mendelegasikan tugas tersebut kepada menteri keuangan, dan menteri keuangan mendelegasikan administrasi tertentu kepada pejabat yang lebih rendah, demikian seterusnya.  Di sekolah tanggung jawab ini berada ditangan kepala sekolah.
APBN terdiri atas dua jenis anggaran, yaitu anggaran rutin dan anggaran pembangunan.  Anggaran rutin ini adala dana APBN yang diperuntukan bagi kegiatan rutin.  Kegiatan rutin ini adalah kegiatan yang berlangsung setiap tahun, seperti gaji, biaya kantor, biaya telepon, biaya pemeliharaan gedung dan sebainya.
Untuk memudahkan pengaturan, anggaran rutin dibagi menjadi mata anggaran-mata anggaran.  Mata anggaran adalah klasifikasi  anggran untuk membiayai suatu kegiatan tertentu. Penggunaan anggaran harus disesuaikan dengan julah dan jenis pengeluaran yang ditentukan secara tetap oleh pemerintah.
Cara mengajukan anggaran rutin dilakukan melalui pengisian usulan Kegiatan Operasonal Rutin (UKOR).  Yang menjadi bahan utama dalam penyusunan UKOR ialah Program Tahunan Sekolah yang terinci.  UKOR yang telah disahkan oleh Pemerintah akan menjadi DIK (Daftar Isian Kegiatan) yang berlaku sebagai SKO (Surat Keputusan Otorisasi).

b.    Badan Pembantu Penyelenggara Pendidikan (BP3)
Badan Pembantu Penyelenggara Pendidikan (BP3) merupakan organisasi dari para pencinta Pendidikan dan orang tua siswa yang menjadi salah satu komponen yang membantu pembiayaan pendidikan di sekolah menengah.
c.    Subsidi Bantuan Pembiayaan Penyelenggaraan Sekolah menengah Negeri
Untuk pembiayaan penyelenggaraan dan pembinaan Sekolah Menengah Negeri oleh pemerintah daerah kadang-kadang diberikan bantuan.  Bantuan itu dapat digunakan untuk : (a) pelaksanaan pembelajaran sekolah, (b) tata usaha sekolah, (c) pemeliharaan sekolah, (d) kesejahteraan pegawai sekolah, (e) porseni sekolah, (f) pengadaan buku laporan pendidikan (Rapor), (g) surat tanda tamat belejar (STTB) serta daftar nilai ebtanas murni, (h) supervise, (i) pembinaan administrasi dan peleporan, (j) pendataan.
Pembukuan dana bantuan dilakukan oleh bendaharawan yang mengelolah dana tersebut dan dilakukan dalam Buku Kas Umum dan Buku Kas Pembantu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.  Pembukuan dana bantuan di sekolah menengah negeri diatur sebagai berikut :
a)    Kepala sekolah menengah Negeri adalah administrator dan bantuan di sekolah menengah negeri dan untuk itu diwajibkan membuat suatu pembukuan yang ditutup pada setiap akhir bulan.
b)    Pembukuan dibuat dalam bentuk Buku Kas.
Kepala sekolah menengah selaku administrator dana bantuan diwajibkan membuat surat pertanggung jawaban(SPJ), dengan dilampiri bukti-bukti pengeluaran yang syah.
Sekolah menengah sebagai suatu unit pelaksnaan teknis mempunyai berbagai program yang didukung oleh berbagai anggaran.  Ada program yang didukung oleh anggaran rutin ada pula program yang didukung oleh dana dari PB3.